¿Por qué lo llaman teletrabajo si lo que estás haciendo se llama esclavitud?

Te levantas y ya estás consultando tu móvil para contestar whatsapps, mails, revisar RRSS y canales de noticias.

Te levantas y ya estás consultando tu móvil para contestar whatsapps, mails, revisar RRSS y canales de noticias. Te sientas delante del ordenador antes de la 8:00 AM dado que no tienes que desplazarte y no se te ocurre nada mejor que hacer. Te pasas la mañana trabajando amén de contestando mails, paras a comer, pero deprisa porque te han puesto una videoconferencia a las 16:00 h para hablar del sexo de los ángeles, cosa que antes hacíais tomando un café a media mañana. Apenas te has planificado tus días porque la gente ha descubierto la videoconferencia y hasta tu suegra de 80 años llama para saber cómo estáis todos.

La teoría marca que debes organizar un plan de trabajo semanal, cosa que en la actualidad es una tarea imposible y la segunda recomendación habitual, dividir el trabajo día a día, se te antoja cosa de risa. Por supuesto, establecer por adelantado cuánto tiempo se debe dedicar a cada tarea individual ni te lo planteas.

¿Serás capaz de establecer tus prioridades? ¿Serás capaz de finalizar tus tareas en el plazo estipulado? Pues si a lo anterior le sumas ayudar a los niños en sus estudios, hablar con familiares y amigos para mantener el vínculo emocional, tan solo será posible dedicando las 24:00 h del día.

¿Entonces qué hago? 

Bueno, en primer lugar, respirar hondo y entender que esto no es teletrabajo. Os lo asegura una persona que lleva más de 8 años con todo su equipo en teletrabajo y que en estos días hemos sido forzados a incrementar nuestra actividad por la falta de parámetros de trabajo de los “nuevos teletrabjadores”.

Antes tenías claro que a la gente podíamos llamarla o mandarle mails en unos horarios denominados popularmente “de oficina”, pero ¿ahora? Parece que se han roto las fronteras horarias y recibes convocatorias de videoconferencia para las 20:00 h o mails a las 4:00 de la madrugada. Los famosos conceptos de ritmos circadianos búho-alondra se han puesto de manifiesto unido a los problemas de sueño que están afectando a muchas personas debido al confinamiento.

Forzados por la pandemia, la mayoría de las empresas simplemente ha replicado un día normal de trabajo, pero en remoto, cosa totalmente inadecuada ya que una verdadera Transformación Digital requiere analizar qué procesos son los necesarios realizar y cómo se deben adaptar al trabajo remoto. Decir que estamos realizando Transformación Digital porque hemos mandado a la gente a trabajar a casa es como montar en la noria y decir que has viajado. A esto se debe añadir que no se ha dado ningún protocolo de buenas prácticas para el teletrabajo, tan solo las habituales recomendaciones que todos ya sabemos, búscate un espacio aislado etc. etc.

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Comunicación entre el equipo

En éste confinamiento cada casa es un ente diferente, en unos hay perros, en otras niñas pequeñas, en otros adolescentes o estudiantes de universidad o lamentablemente personas enfermas y hasta a veces se suman varios de ellos. Por eso cada trabajador en casa debería poder establecer horarios de trabajo (más o menos) con cierta flexibilidad. No obstante, se debe asegurar la comunicación con el equipo.

Para casi todas las empresas, la comunicación entre el equipo es una parte fundamental dentro del flujo de trabajo. Cuando nos hemos visto obligados a trabajar desde casa, la situación de comunicación es totalmente diferente a una jornada habitual de trabajo en la oficina. Para cualquier consulta o información importante que debes transmitir no puedes acercarte al despacho de tu compañero y resolverla en un momento, tampoco puedes esperar a la pausa del café para comentar diversos temas.

FUNDAMENTAL: Para que tu equipo pueda saber cuándo contactarte (y viceversa) debemos establecer un horario de trabajo que aúne intereses personales y profesionales, lo compartáis entre vosotros y con vuestro responsable para llegar a la mejor solución posible. Tal vez no sea necesario que estés de 13:00 a 14:00 h, pero sí por ejemplo que empieces a las 15:00 h porque así el equipo trabaja de manera más homogénea. Una vez conciliados los intereses debes comunicárselo a toda persona que de manera habitual deba ponerse en contacto contigo (clientes, proveedores…).

Respeta el horario de los compañeros, debes tener escrito o recordar el horario de cada uno de tus compañeros y ceñirte a él, procura programar reuniones dentro de ese horario para evitar que los demás trastoquen sus planes. 

De igual forma evita llamadas, mails o mensajes de Skype, slack o whastapp fuera del mismo. Que tú no sepas organizarte o establecer límites no es óbice para que molestes a los demás. Si manejas tecnología sabrás que la mayoría de los sistemas de comunicación vía mails, mensajes etc. se pueden programar y enviar a la hora que desees. Debes entender que si tus compañeros reciben comunicaciones tuyas se sentirán obligados a contestarte y romperás su conciliación familiar o descanso.

Si trabajas con personas de otras franjas horarias tenlo igualmente en cuenta para poner en tu listado la correspondencia horaria en España y no molestar a horas poco convenientes. 

Cómo trabajar eficazmente

Si has conciliado con tus compañeros las franjas horarias de trabajo de cada uno, ya podrás a inicio de la jornada establecer qué tareas y objetivos quieres alcanzar ese día. Obviamente, siempre pueden surgir imprevistos que provocan retrasos en el trabajo, pero si tienes un listado de tareas pendientes te permite organizarlas y trabajar de manera más eficaz.

Algo tan simple como el cronómetro, puede ser el del móvil, se convierte en una herramienta muy útil, no sólo para respetar tu planificación y distribución de tareas del día, sino también para trabajar durante el tiempo programado por ti centrado en una tarea específica. Durante el tiempo que hayas marcado en tu cronómetro debes evitar revisar tu teléfono móvil, mirar páginas web no relacionadas, de igual manera ese espacio temporal marcará con su timbre de tiempo finalizado el momento, por ejemplo, de revisar tus correos electrónicos o levantarte a tomar café. 

También, para ejercitarte, puedes usar la técnica pomodoro, estableciendo periodos de 45 minutos para trabajar ¡sin despistes! Pasado ese tiempo date una tregua para leer mails, whastapp, etc. Cada dos periodos de tiempo (90 minutos) levántate, bebe agua, estira...

El correo electrónico

Según la ONU, los correos maliciosos han aumentado un 600 % durante la pandemia. El pasado 28 de marzo se registró el récord con 5.000 ciberataques y una media diaria de 2.600 ataques. Meditemos, antes del coronavirus la media de correos enviados/recibidos diariamente por un trabajador era de 135. Durante el confinamiento, este dato prácticamente se ha aumentado un 50%.

No falla, los correos llegan siempre, o eso te parece, cuando más molestan, interrumpen el flujo de tus ideas y de tu trabajo y consumen una parte importante de la jornada laboral.

Por tanto, en lugar de dejar que todos los correos nos impidan hacer cosas importantes, te recomendamos desactivar la ventana emergente de alerta de mensaje nuevo y dejar un periodo de tiempo libre para responder a los correos. Aumenta tu eficiencia y no dejes que los correos electrónicos, que no son tan importantes, te distraigan cuando estás trabajando en un proyecto prioritario.

Evita en tus comunicaciones escritas posibles malentendidos, en ocasiones son interpretadas según el estado de ánimo del receptor y puede traer consecuencias indeseables. Recuerda que no todo el mundo tiene tu mismo sentido del humor o que normalmente lees con prisas. Añadir palabras que indiquen amabilidad como “por favor”, “cuando puedas” y “gracias”, ayudan a mejorar el entendimiento ya que sustituyen al tono de voz o a la comunicación gestual.

Debes establecer alguna Dinámicas de equipo

Una buena idea es establecer algún sistema de creación de equipo, por ejemplo, una reunión diaria cuando ya esté todo el equipo (reunión pre-operativa para saber cómo están todos, no más de 20 minutos, sirve además para motivar a la gente y mejorar el sentido de pertenecía al equipo), de manera que se reproduzca, en la medida de lo posible, las dinámicas de trabajo cotidianas que tendríamos en la oficina.

Debemos coordinar entre todo el equipo el método de seguimiento del trabajo, algo tan simple como contestar “OK” cuando algún compañero te escribe algún mensaje por cualquier sistema de mensajería instantánea suele ser muy adecuado.

Cuando emplees el correo electrónico, es fácil cometer el error de enviar mails con copia a todos o como va en copia ya entiendo que se da por informado.

Recuerda que la tecnología es tu aliada, no tu enemiga, siempre que la utilices bien. Utiliza todas las herramientas disponibles para comunicarte o para compartir documentos.

Debes analizar los medios de comunicación que usáis y cuáles son más efectivos para cada cosa (qué usamos para los temas más urgentes, para las reuniones, para las comunicaciones de equipo…) y para cada persona.

El teléfono puede mejorar la eficiencia, la comunicación hablada es fundamental para la motivación. Este sistema, sin abusar de él, es muchas veces más efectivo que el correo o la mensajería instantánea y evita muchos malentendidos como los provocados en la comunicación por escrito. También es menos intrusivo que una videoconferencia y permite a ambos seguir realizando alguna actividad.

Recuerda: Existen muchas herramientas de comunicación en línea que nos permiten conocer el estado de nuestros compañeros en cada momento (disponible, reunido, ausente…). 

Hola, ¿Qué tal estas? y adiós: Dar los buenos días a los compañeros y despedirse de ellos es una buena práctica para no perder la rutina y, además, te permite saber cuándo la otra persona está disponible. 

Aprende a gestionar tu equipo remoto para aprovechar al máximo las capacidades de cada persona a través de nuestra guía gratuita “El pequeño libro naranja del teletrabajo”

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