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¿Cómo administrar a tu equipo en el teletrabajo?

Si tu equipo ya está trabajando en remoto, ¿Cuáles son tus mejores trucos y consejos para administrar el equipo remoto en el mejor de los casos?


Esta es una guía para que los gerentes administren mejor la actividad remota de sus equipos y hagan que los empleados sean más felices.



¿Cómo logras tener esa relación a larga distancia con tus empleados?


Las relaciones a larga distancia no son fáciles, ya que esperamos que la distancia no afecte nuestra relación en ningún sentido. Esto es cierto tanto para el trabajo como para las relaciones personales.


Las empresas actuales se han visto obligadas a adoptar de manera urgente medidas para trabajar en remoto y están contratando a los mejores talentos de diferentes países.


En el mejor de los casos se ha formado de manera urgente a los equipos en cómo realizar su tarea a distancia, pero ¿y al jefe de equipo? Como responsable de los miembros remotos del equipo, su trabajo es nutrir, guiar y apoyar a los miembros del equipo, lo cual es un desafío en sí mismo.


Cuando surge el tema del trabajo remoto, es bastante común que las personas duden de cómo trabajar en los proyectos.


Cada individuo espera con entusiasmo la cultura del trabajo remoto. Se convierte en un concierto difícil empoderar a los equipos para prosperar cuando, por ejemplo, tienes que compartir habitación con tu pareja que está trabajando también o con un niño que está jugando.



¿Qué es un equipo remoto?


Un equipo remoto es un grupo de profesionales que en ocasiones hasta puede estar en varias zonas horarias, habilidades diversas y cultura diferente, que colaboran juntas para seguir trabajando sin que la calidad del resultado se vea afectada.


Cuando administras empleados remotos, conocerás los desafíos que se presentan, incluida la administración de proyectos, la administración de equipos y el mantenimiento de los proyectos a tiempo. Seguramente hay mucho de bueno en la cultura laboral remota. Aquí hay una investigación sobre trabajo remoto:


Desafíos en la gestión de equipos remotos:

  • Falta de una herramienta adecuada de comunicación.

  • No contar con los recursos adecuados.

  • Falta de un programa de responsabilidad.

  • Respetar el tiempo de todos.

  • No hay roles y tareas claras.

  • Establecer horarios.

  • Difícil seguimiento del desempeño de los empleados.

  • Falta de cohesión dentro del equipo.

  • Hacer que todos se sientan parte del equipo.

  • Problemas que un gerente tiene que enfrentar para administrar un equipo remoto.


Recomendaciones para administrar tu equipo en el teletrabajo:


1. Elige con cuidado las herramientas de trabajo remotas.


La tecnología actual ha permitido tener un equipo productivo a nivel mundial y el uso de las herramientas adecuadas ayudará a organizar el trabajo remoto y mantener a todos en la misma línea.



2. Colaborando en proyectos.


La falta de coordinación conduce a la falta de organización de las tareas así como proyectos mal organizados de principio a fin. Al buscar la administración remota del trabajo, a los gerentes les resulta difícil mantener a todos los miembros del equipo al mismo nivel.


Se debe poder colaborar en línea con sus trabajadores remotos para controlar los avances en tiempo y forma.



3. Diferencias culturales.


Una vez que entiendes y aprecias los antecedentes culturales de otras personas, también puedes conectar con ellos a mayor nivel de profundidad.


Al coordinar una fuerza laboral a distancia, los responsables generalmente carecen de una comprensión de la gestión de estas diferencias culturales citadas. Debemos entender que cada persona tiene una ética de trabajo diferente y es sorprendente cómo abordan su día de trabajo.



4. Un programa que sea transparente.


Al trabajar con un equipo de desarrollo remoto, los miembros del equipo tienen una increíble libertad para trabajar. Pero, ¿cómo sabemos si las personas están trabajando y van a entregar las tareas a tiempo? Es uno de los mayores temores debido a la falta de visibilidad y control. Por lo tanto, para que los equipos remotos existan y prosperen, la transparencia y la responsabilidad son factores críticos. Consejos:

  • Establecer funciones y responsabilidades claras del equipo ante cada proyecto o tarea.

  • Discuta (es sano, no significa pelear, tan solo intercambiar de manera libre opiniones) con los miembros del equipo los objetivos específicos de cada uno en el proyecto para que todos sean responsables de su tarea y sean conscientes de la importancia de ejecutarlo bien y a tiempo.

  • Anote el horario de trabajo, días festivos, reuniones y otras reglas básicas de los equipos.

  • Intenta supervisar los problemas. Ponte a disposición de todos los miembros, indicando que es lógico que al principio se vaya algo más lento hasta adecuarse al ritmo de trabajo.


5. Tener interacciones “one to one” de manera regular con todos los miembros del equipo.


Dado que estás trabajando de forma remota con tus equipos, no tendrás los momentos habituales para hablar sobre los problemas. Por lo tanto, dales más tiempo a los empleados para conversar de manera individual, dales tiempo para contactarlo por Skype o cualquier otra aplicación sin conflicto de zonas horarias. Siempre activa tu disponibilidad ya que tus empleados no tendrán idea de cuándo su puerta está realmente abierta. Dales un día a la semana para que uno a uno discuta sus problemas y puedes darles tus instrucciones. Esto cubrirá varios temas importantes de discusión por no estar simplemente presente en la oficina.



6. Diferentes zonas horarias.


Un gran desafío en la construcción de un equipo distribuido radica en la mala comunicación a distancia debido a las diferentes zonas horarias. Diversas zonas horarias conducen a problemas de comunicación porque cosas tan simples como programar reuniones puede ser difícil al tener que elegir un momento conveniente para todos los equipos y para el propio responsable.

“Lo más importante de la comunicación es escuchar lo que no se dice.” Peter Ferdinand Drucker

7. Trabajar en la vinculación del equipo.


Al trabajar con equipos remotos, no tienen lugar esas reuniones informales de café para hablar de todo un poco, o disfrutar de una cerveza después de la oficina. Por lo tanto, para tener la vinculación del equipo, necesitas mantenerte conectado con tu equipo.


Prueba estos métodos:

  • Con cierta periodicidad mantén una videoconferencia múltiple con todos: Esto es muy importante para todos los trabajadores remotos, sirve para mantener la energía alta y tener grandes conversaciones con los empleados que sirve de relajación y mantienen el sentido de pertenencia.

  • Di hola: Cuando preguntes a tus empleados sobre la actualización del trabajo, no te olvides de decir “hola, cómo os está yendo en casa”. No te comuniques como si estuvieras hablando con robots, son humanos, háblales como humanos e intenta formar un equipo sobre todo al interesarte por la familia.

  • Celebra sus victorias: Puedes enviar correos electrónicos, GIF o notas para apreciarlos por su trabajo y su victoria. Procura que todos se enteren de esos logros para que puedan felicitarlo y lograr levantar la motivación general.

  • ¡Se honesto! Con tus trabajadores y con tus expectativas.

  • ¡Se proactivo! Debes ser un líder proactivo para administrar equipos remotos. Lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal es importante para todos los trabajadores remotos. Intenta obtener lo mejor para tus equipos.


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